Dlaczego warto mieć stronę rezerwacji?
Czas w dzisiejszych czasach to najcenniejszy zasób - zarówno Twój, jak i Twoich klientów. Strona rezerwacji to rozwiązanie, które bardzo upraszcza umawianie treningów lub konsultacji. Klienci widzą kiedy masz dostępne terminy i mogą wybrać taki, który im pasuje. Takie rozwiązanie z powodzeniem stosowane jest w wielu innych branżach.
- Oszczędzasz czas - koniec z ping-pongiem SMS-owym: "czy pasuje Ci wtorek o 15?", "a może środa o 17?".
- Dostępność 24/7 - Ty nie zawsze masz możliwość odebrać telefon, czy odpisać na SMS. Strona rezerwacji jest zawsze dostępna dla Twoich klientów.
- Profesjonalny wizerunek - pokazujesz, że szanujesz swój czas i cenisz wygodę klientów.
- Idealny dla introwertyków - nie wszyscy lubią dzwonić, szczególnie nowi klienci często wolą zarezerwować pierwszy trening online.
Czym jest strona rezerwacji i jak działa?
Strona rezerwacji to Twoja osobista recepcjonistka dostępna 24/7. To prosty interfejs, gdzie wyświetlasz dostępne terminy, a klienci mogą je zarezerwować jednym kliknięciem. System automatycznie:
- Pokazuje tylko wolne terminy integrując się z Twoim głównym kalendarzem
- Wysyła potwierdzenia na email klienta i Twój
- Dodaje spotkanie do Twojego kalendarza
- Może wysyłać przypomnienia bezpośrednio przed terminem spotkania
Wydarzenia w Twoim kalendarzu, które umieścisz (np. treningi z obecnymi podopiecznymi) automatycznie blokują sloty dostępne na stronie rezerwacji.
Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykorzystać stronę rezerwacji do ustalania godzin treningów Twoich podopiecznych (np. gdy coś komuś wypadnie to może anulować poprzedni trening i wybrać jeden z dostępnych terminów, które Wam obu będą pasować).
Link do rezerwacji możesz łatwo udostępnić na swojej stronie internetowej, Instagramie, wizytówce Google czy nawet w stopce emaila.
Jak dodać stronę rezerwacji do Google Calendar
Jeżeli korzystasz już z Kalendarza Google, konfiguracja strony rezerwacji będzie dla Ciebie bardzo prosta. Aby w pełni wykorzystać jej potencjał warto wprowadzać wszystkie spotkania do głównego kalendarza. W ten sposób nie dojdzie do konfliktów i wszystko będzie działać jak w zegarku.
Strony rezerwacji nie utworzysz na telefonie. Musisz skorzystać z komputera do pierwszej konfiguracji. Wydarzenia stworzone ze strony rezerwacji zobaczysz natomiast w swojej aplikacji na telefonie i będziesz mógł zarządzać dostępnością w harmonogramie.
- Przejdź na calendar.google.com na komputerze
- W lewym górnym rogu kliknij Utwórz
- Wybierz Harmonogram spotkań
- Po lewej stronie w panelu "Harmonogram rezerwacji spotkań" skonfiguruj ustawienia spotkań
- Tytuł - zobaczy go każda osoba, która wejdzie na Twoją stronę rezerwacji. Może to być, np. "Konsultacja trenerska"
- Długość spotkania
- Ogólna dostępność - zakres dni i czasu, kiedy jesteś dostępny
- Czas oczekiwania
- Minimalne wyprzedzenie - minimalny czas jaki będziesz miał, aby przygotować się do spotkania
- Maksymalne wyprzedzenie - jak długo przed datą spotkania może zostać ono umówione
- Dostosowana dostępność - tutaj możesz uwzględnić swój urlop lub dni świąteczne
- Ustawienia zarezerwowanych spotkań - tutaj możesz określić maksymalną dzienną liczbę rezerwacji i czas pomiędzy rezerwacjami
- Kalendarze - wybierz swój główny kalendarz, aby uniemożliwić zapisywanie się na spotkanie, gdy masz inne wydarzenie w tym czasie (np. trening z podopiecznym)
- Kliknij Dalej
- Skonfiguruj stronę rezerwacji
- Zdjęcie i nazwa na stronie rezerwacji - dostosuj jak będziesz widoczny na stronie rezerwacji
- Lokalizacja i rozmowy wideo - wybierz miejsce, gdzie będzie się odbywać konsultacja. Jeżeli chcesz przeprowadzać konsultacje zdalne możesz skorzystać z dołączanego spotkania na Google Meet
- Opis - dodaj szczegóły, czego może oczekiwać klient na spotkaniu, jak się ma przygotować, co ze sobą zabrać. Umieść wszystkie informacje, które zwykle przekazujesz podczas rozmowy przez telefon.
- Formularz rezerwacji - oprócz podstawowych pól jak imię, nazwisko, adres e-mail, możesz dodać dodatkowe, które osoba rezerwująca spotkanie będzie musiała wypełnić. Warto dodać wymagany numer telefonu.
- Kliknij Zapisz.
- Skopiuj link i udostępnij go na swojej stronie, Instagramie, wizytówce Google, wszędzie tam, gdzie klienci mogą Cię znaleźć.
Przypomnienia i potwierdzenie rezerwacji
Darmowa wersja pakietu Google zapewnia tylko potwierdzenie rezerwacji, które klient otrzyma na swoją skrzynkę e-mail. Jeżeli pojawi się problem osób, które dokonują rezerwacji i nie pojawiają się w ustalonym terminie możesz wysyłać przypomnienia samodzielnie lub skorzystać z płatnej wersji.
Google Workspace w płatnej wersji kosztuje około 30 zł miesięcznie. W tej cenie otrzymasz dodatkowo:
- możliwość pobierania opłat przy rezerwacji
- ustawisz dodatkowe powiadomienia przed terminem spotkania
- udostępnisz wybór rodzaju spotkania
- połączysz wiele kalendarzy
Poza bardziej rozbudowanymi stronami rezerwacji płatna wersja Google Workspace oferuje dodatkowe miejsce na dysku, możliwość stworzenia adresu e-mail w swojej domenie i inne przydatne funkcje.
Alternatywy dla strony rezerwacji w Google Calendar
Istnieją konkurencyjne produkty, które również oferują strony rezerwacji. Warto zweryfikować ich ofertę, aby dobrze dobrać narzędzie do swoich potrzeb.
Calendly
Dla kogo: Jeżeli potrzebujesz dodatkowych integracji z zewnętrznymi narzędziami i przypomnień SMS
- Cena: Darmowa wersja podstawowa, płatna od $10/miesiąc
- Zalety: możliwość podłączenia kalendarza Google, jak i Microsoft, przypomnienia SMS i dodatkowe integracje
- Wady: Ograniczenia w darmowej wersji
Booksy
Dla kogo: Jeżeli potrzebujesz otworzyć się na nowych klientów z wyszukiwarki Booksy
- Cena: 135 zł netto/miesiąc
- Zalety: Marketplace z klientami, płatności online, program lojalnościowy
- Wady: Brak darmowej wersji
Microsoft Bookings
Dla kogo: Użytkownicy Microsoft 365
- Cena: Część pakietu Microsoft 365
- Zalety: Świetna integracja z Teams i Outlook
- Wady: Wymaga subskrypcji Microsoft 365
Podsumowanie
Strona rezerwacji powoli staje się koniecznością i świadczy o profesjonalnym podejściu. Klienci doceniają wygodę, a Ty zyskujesz cenny czas i lepszą organizację pracy. Google Calendar oferuje świetne, darmowe rozwiązanie na start, aby sprawdzić czy taki sposób na ustalanie terminów jest dla Ciebie.